DEN HAAG - De ambtenaren op de twaalf ministeries in Den Haag en Zoetermeer vergaderen veel te veel. Volgens de afdelingschefs op de departementen is maar liefst eenderde van deze bijeenkomsten, zo'n tien procent van de totale werktijd, onnodig.
Zij willen daarom het aantal vergaderingen bij de rijksoverheid verminderen en de overblijvende bijeenkomsten korter en doelmatiger maken. Dat blijkt uit een enquête onder de directeuren van de diverse 'werkeenheden' op de ministeries, uitgevoerd door onderzoeksbureau Meeting Time bv in samenwerking met het Nederlands Vergaderkundig Instituut (NVi) en organisatieadviseur PricewaterhouseCoopers.
Blijkens de enquête wordt er op de afdelingen, met variërend van tien tot 500 werknemers, meer dan 30 procent van de tijd in vergaderen gestoken, terwijl de directeuren er zelf gemiddeld bijna 70 procent van hun tijd mee kwijt zijn. Dit percentage is inclusief de ruim 20 procent tijd die de chefs aan de voorbereiding van alle vergaderingen besteden.
Gemiddeld wonen zij er zestien per week bij, waarvan zij de helft moeten voorzitten. Sommige afdelingschefs zitten elke week bij maar liefst bij 35 bijeenkomsten aan. Zij hebben er een complete dagtaak aan.
Eenderde van de ondervraagde directeuren denkt dat hun afdelingen beter zouden draaien als er minder rond de tafel werd gezeten. Ruim 15 procent denkt dat zijzelf ook beter zouden functioneren als zij niet de hele dag van bespreking naar bespreking hoefden te rennen.
Een bijkomend probleem is dat 36 van de 100 vergaderingen ook nog eens flink uitlopen omdat 33 procent van de deelnemers zich niet goed heeft voorbereid en dat bij de helft van alle bijeenkomsten de mensen niet weten wat er van hen wordt verwacht of nodeloos afdwalen, uitweiden of in herhaling vallen.
De onderzoekers adviseren de rijksoverheid de uit de hand gelopen vergadercultuur te doorbreken door voortaan 'op maat' te vergaderen. Dat wil zeggen dat er zoveel mogelijk via de telefoon, internet of televideo moet worden overlegd.
Er zou pas met z'n allen rond de tafel dienen te worden geschoven als dat echt noodzakelijk is. Deze bijeenkomsten moeten dan kort en bondig worden gehouden.
![[terug]](/krant/logos/terug.omlaag.gif){kind=small}